Udlægsformular

Instruks for afregning af udgifter der skal refunderes af Højbjerg Badminton Klub

Gælder for: Alle ledere, trænere, spillere, administrativt personale og eventuelt forældre

  1. Afregninger sker via nedenstående udlægsformular.
  2. Alle afregninger skal være modtaget senest 15 dage efter aktivitetens
    I modsat fald kræves kassererens godkendelse for udbetaling.
  3. Alle afregning sker per aktivitet, dvs. ikke en samlet afregning for
    eksempelvis 3 turneringer i udlandet eller kørsel til mere end een aktivitet i DK.
  4. Alle afregner selv deres egne udgifter, dvs. at ingen HBK’er afregner
    udgifter for en gruppe men kun for sig selv. I tilfælde hvor der er
    flere om at dele en regning for eksempelvis hotelophold afregner begge
    (alle) hver for sig og vedlægger kopi af original regningen påført den
    enkeltes andel.
  5. Alle bilag skal vedhæftes i læsbar pdf format, bilag vedhæftet i andre filformater, for eksempel jpg eller png afvises.
  6. Alle afregninger skal vise sammentælling af de enkelte bilag, eks.
    flybillet = xxx; hotel = yyy, tog = zzz, fortæring = www. Hvis ikke dette kan ske i selve udllægsformularen vedhæftes oversigt i word eller excel.

Ved bilag i udenlandsk valuta angives valutakursen.

 

Hvilken afdeling vedrører udlægget? (skal udfyldes)
UngdomSeniorØvrige

Dit navn (skal udfyldes)

Adresse (skal udfyldes)

Postnummer (skal udfyldes)

Telefonnummer (skal udfyldes)

E-mail (skal udfyldes)

Udlægget vedrører (skal udfyldes)
BespisningKørselOvernatningØvrigt

Formål (skal udfyldes)

Kommentar

Hvis det vedrører kørselsafregning, udfyld venligst: (Skattefri kørselsgodtgørelse kræver EGEN bil og afregnes med 3 kr. pr. km)

Samlet beløb på vedhæftede bilag (excl. kørsel)

Beløbet indsættes på: (skal udfyldes)

Bilag vedhæftes indscannet med underskrift (skal udfyldes)