Instruks for afregning af udgifter der skal refunderes af Højbjerg Badminton Klub

Gælder for: Alle ledere, trænere, spillere, administrativt personale og eventuelt forældre

1. Afregninger sker via nedenstående udlægsformular.
2. Alle afregninger skal være modtaget senest 30 dage efter aktivitetens
   I modsat fald vil udlægget blive afvist.
3. Alle afregning sker per aktivitet, dvs. ikke en samlet afregning for
   eksempelvis 3 turneringer i udlandet eller kørsel til mere end én aktivitet i DK.
4. Alle afregner selv deres egne udgifter, dvs. at ingen HBK’er afregner
   udgifter for en gruppe men kun for sig selv. I tilfælde hvor der er
   flere om at dele en regning for eksempelvis hotelophold afregner begge
   (alle) hver for sig og vedlægger kopi af original regningen påført den
   enkeltes andel.
5. Alle bilag skal vedhæftes i læsbar pdf format, bilag vedhæftet i andre filformater, for eksempel jpg eller png afvises.
6. Alle afregninger skal vise sammentælling af de enkelte bilag, eks.
   flybillet = xxx; hotel = yyy, tog = zzz, fortæring = www. Hvis ikke dette kan ske i selve udllægsformularen vedhæftes oversigt i word eller excel.

Ved bilag i udenlandsk valuta angives valutakursen.